Jak biuro zarządu powinno się przygotować do kontroli RODO?

Kontrola w zakresie RODO, czyli Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych bywa stresującym doświadczeniem. Ze względu na potencjalne konsekwencje nieprawidłowości, należy dobrze przygotować się do całego procesu. Osobom tworzącym zarząd z pewnością przyda się szkolenie z prawa pracy. Dzięki temu zyskają cenną wiedzę, która ułatwi odpowiadanie na poszczególne pytania kontrolerów. W jaki sposób można jeszcze przygotować się do ich wizyty?

Kontrola RODO - jak się do niej przygotować?

Pierwszym krokiem powinno być zidentyfikowanie wszystkich procesów oraz systemów, w których przetwarzane są dane osobowe. Mowa nie tylko o systemach informatycznych, ale również papierowych dokumentach. Bardzo ważne jest sprawdzenie czy firma ma aktualną politykę ochrony danych i czy została ona przedstawiona wszystkim pracownikom. Szkolenie z prawa pracy może obejmować zalecenia dotyczące przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa danych. Jest to jeden z najważniejszych etapów przygotowujących do kontroli. Dzięki niemu można ocenić czy zastosowane mechanizmy są adekwatne do rodzaju i ilości przechowywanych informacji. W trakcie audytu możliwe jest też zidentyfikowanie potencjalnych luk w zabezpieczeniach, które powinny zostać jak najszybciej usunięte.

Biuro zarządu musi wiedzieć w jaki sposób zbierane, przetwarzane i przechowywane są dane oraz jaki jest ich sposób zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem lub innymi formami naruszenia.

O czym jeszcze trzeba pamiętać przed kontrolą RODO?

Podczas przygotowań, ważną rolę odgrywa przeszkolenie pracowników. Zarówno kadra zarządzająca, jak i członkowie zespołów operacyjnych powinni znać znaczenie RODO oraz wiedzieć jak postępować z danymi osobowymi na co dzień. Można temu poświęcić szkolenie z prawa pracy i objąć nim wybrany personel. Jednym z ostatnich etapów jest przygotowanie zestawu dokumentów oraz opisu procedur, które muszą być przedstawione podczas kontroli. Oprócz tego warto zaplanować odpowiedzi na konkretne pytania kontrolerów, tak aby móc szybko i kompetentnie na nie odpowiadać.