Od kiedy w Polsce zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane i co to oznacza dla małych i średnich firm?

Faktury ustrukturyzowane oraz Krajowy System eFaktur (KSeF) to temat, który w ostatnich latach przyciąga uwagę przedsiębiorców — szczególnie mikro, małych i średnich firm. Choć system ten był zapowiadany od dawna, wiele osób wciąż nie ma pewności, kiedy obowiązek zacznie realnie funkcjonować i jak wpłynie na codzienną pracę przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule wyjaśniam krok po kroku, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy, czego mogą spodziewać się firmy z sektora MŚP i jak przygotować się do zmian, aby uniknąć chaosu i stresu.

Kiedy w Polsce zacznie obowiązywać KSeF?

Debata dotycząca terminów uruchomienia obowiązkowego KSeF trwała długo — m.in. z powodu konieczności poprawy stabilności systemu oraz uwzględnienia uwag przedsiębiorców i księgowych. Ostateczne daty zostały jednak zatwierdzone i dziś wiadomo już, kiedy każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych.

Terminy obowiązkowego wejścia w KSeF

Zgodnie z aktualnymi informacjami Ministerstwa Finansów:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek rozpocznie się dla firm, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł sprzedaży brutto,
• od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF obejmie wszystkie pozostałe firmy, bez względu na formę prawną i wysokość obrotów.

To oznacza, że mikroprzedsiębiorcy, jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, małe lokalne firmy usługowe czy handlowe muszą być gotowe na wdrożenie KSeF najpóźniej do wiosny 2026 r.

Okres przejściowy do końca 2026 r.

W 2026 roku przedsiębiorcy otrzymają pewne „miękkie lądowanie”. Do 31 grudnia 2026 r. można nadal wystawiać faktury poza KSeF, o ile suma sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto.

To rozwiązanie szczególnie pomaga najmniejszym przedsiębiorcom — np. osobom wystawiającym kilka dokumentów miesięcznie.

Co oznaczają faktury ustrukturyzowane?

Wiele osób kojarzy fakturę głównie z jej wizualną formą: PDF-em, dokumentem papierowym, e-mailem. Tymczasem faktura ustrukturyzowana jest przede wszystkim plikiem XML, z jasno zdefiniowaną strukturą techniczną.

Kluczowe cechy faktury ustrukturyzowanej:

• wszystkie faktury mają identyczny układ pól (P_1, P_2 itd.),
• dokument jest wysyłany bezpośrednio do systemu KSeF,
• faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który jest potwierdzeniem jej wystawienia,
• odbiorca pobiera ją bezpośrednio z systemu, nie z e-maila.

Ministerstwo Finansów opisuje to tak: „KSeF to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych” — cytat z materiału „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0”. Źródło: GOV.pdf.

Dzięki temu faktury są bardziej odporne na błędy, nie zginą, nie zostaną przestawione ani pominięte. KSeF stanie się swoistym magazynem faktur — co podkreśla także doradca podatkowy Samir Kayyali w rozmowie z Faktura.pl: „To trochę jak Big Brother fakturowy — rząd widzi każdą fakturę”.

Jak KSeF wpłynie na małe i średnie firmy?

Firmy MŚP stanowią większość polskich przedsiębiorstw. To warsztaty, salony fryzjerskie, gospodarstwa agroturystyczne, restauracje, sklepy, biura usługowe, jednoosobowe firmy i lokalni producenci. Dla tej grupy wdrożenie KSeF oznacza szereg zmian, z których część ułatwi pracę, a część wymaga odpowiedniego przygotowania.

Najważniejsze skutki dla MŚP

1. Konieczność digitalizacji obiegu dokumentów — nawet jeśli dziś ktoś pracuje wyłącznie na papierze lub w Excelu.
2. Szybszy obieg faktur — dokument trafia do systemu natychmiast po wystawieniu.
3. Mniej błędów formalnych — KSeF odrzuca faktury niezgodne ze strukturą.
4. Obowiązek posiadania programu zgodnego z KSeF.
5. Większa odpowiedzialność przedsiębiorcy — konieczność posiadania profilu zaufanego, nadawania uprawnień księgowym, kontrolowania faktur.

Jak wskazuje Samir Kayyali: „Nawet najmniejsza firma będzie musiała działać zgodnie z zasadami KSeF — nie ma bezpiecznej wyspy”.

Czy KSeF jest problematyczny dla przedsiębiorców?

Choć KSeF ma wiele zalet, liczne badania i publikacje pokazują, że przedsiębiorcy mają obawy związane z systemem — szczególnie w sektorze MŚP. Portal Faktura.pl i Pieniny.com publikują regularnie analizy tych zastrzeżeń.

Najczęściej pojawiające się obawy

• bezpieczeństwo danych,
• dostęp urzędów do informacji handlowych,
• awarie systemu i możliwość paraliżu działalności,
• koszty wdrożenia,
• brak umiejętności technicznych wśród części przedsiębiorców.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Wejście w KSeF to zmiana, którą można porównać do przejścia z ręcznego księgowania na pełną księgowość online. MŚP powinny działać metodycznie, krok po kroku, aby przejście było płynne.

Kluczowe kroki

1. Załóż profil zaufany / podpis kwalifikowany.
2. Wybierz program zgodny z KSeF — np. Program do KSEF.
3. Nadaj dostęp księgowej / pracownikom.
4. Przetestuj wystawianie faktur w KSeF.
5. Przygotuj klientów i kontrahentów na zmianę formy dokumentów.
6. Przeszkol pracowników (jeśli prowadzisz firmę zatrudniającą kilka osób).

Warto również zapoznać się z poradnikiem Jak połączyć program do faktur z KSEF, który pokazuje dokładnie, jak wygląda proces integracji.

Czytaj więcej na: faktura.pl/ksef